自主管理している賃貸物件に係る退去立会いのポイントについて解説

入居者が退去する際には、所有者や管理者は入居者とともに退去立会いにより物件の状態を確認し、修繕の負担範囲を決めなければなりません。
物件の管理を不動産会社などへ依頼せずに自主管理している際には、所有者が自らおこなう必要があります。
この記事では、問題が起こりやすい退去立会いのポイントについて解説しますので、賃貸管理や賃貸経営をしている方はお役立てください。

自主管理している物件に係る退去立会いの方法

物件の管理方法は、所有者が自分でおこなう場合と、不動産会社などへ依頼するケースに分けられます。
どちらの方法でも、入居者が退去する際には退去立会いをおこなって物件の状態を確認し、修理する際の負担範囲を決める点は同じです。

退去立会いとは

入居者が引っ越しする際に、所有者などが入居者の立会いのもとで物件の状態をチェックし、修復の負担範囲を確認するための行為です。
荷物をすべて片付けたあと、物件を明け渡す日におこなうのが一般的で、修理が必要な箇所などを一つひとつ確認します。
退去立会いで確認した修繕箇所は、経年劣化や通常の使い方により生じた損傷部分を除く分は入居者が負担すべき金額として算出します。
修復箇所を見落とすと、入居者との間で問題が起きることや、所有者負担で修復しなければならなくなる可能性が発生するため大切な仕事です。

不動産会社へ管理依頼する場合

物件の管理を不動産会社へ依頼する場合には、入居者は退去時だけではなく、故障個所が発生した際などの一切の連絡を不動産会社へおこないます。
所有者へは、不動産会社からそれぞれの事象が発生した際に連絡が入ります。
退去立会いに関しては、物件の状態を確認する行為や、精算金額の算定、請求などを不動産会社がおこない、所有者は不動産会社からの連絡内容を確認する立場です。
つまり、所有者は、ほとんど何も実務をしない点がポイントになります。

所有者が自主管理している場合

所有者が自主管理していても、入居者は入居の際に不動産会社を通して借りているケースがほとんどなので、出ていく際も不動産会社へ連絡するパターンがあります。
この場合、所有者へは不動産会社から出ていく入所者の情報が提供されるので、その際に、不動産会社へ退去立会いをお願いすると引き受けてもらえるかもしれません。
また、入居者から直接連絡があった場合には、そのことを不動産会社へ伝えたうえで、不動産会社へお願いする方法もあります。
どちらの場合でも、引っ越し後におけるハウスクリーニングの依頼を不動産会社へ話すと、大抵は引き受けてくれるでしょう。
修復が必要な際には任せるなど、相手に何らかのメリットがあるように依頼するのがポイントです。

不動産会社から依頼を断られた場合

入居者募集を依頼している不動産会社から、都合が悪いなどの理由により断られた場合には、他の不動産会社へお願いする方法もあります。
この際には、修復が必要な場合には任せることや、ハウスクリーニングの依頼を話すと低額の代行手数料で引き受けてくれるでしょう。
また、当然、自分でできると判断される方は、退去立会いから修理代の精算までを自らの手でおこなっても構いません。

自主管理している物件に係る退去立会いの流れ

ここでは、面倒な退去立会いを自分で対処する際の流れをご説明します。

退去通知

賃貸借契約で定めている退去通知期限前に出ていく旨の連絡を受けるのが一般的です。
退去通知期限を過ぎている場合には、日数に関係なく1か月分の家賃が発生すると伝えましょう。
また、短期解約違約金が発生する場合や、契約によりハウスクリーニングを定めているときには費用が必要になる点を忘れずに伝えてください。

退去立会いの準備

入居者との間で立会いする日時を調整し、引っ越し後に何か発生したときのため転出先の住所などを確認しておきましょう。
立会時には、うっかりして見逃すケースが起こり得るので、事前にチェック表を作成し入居者へ送付して記載を依頼するようおすすめします。
また、並行してハウスクリーニングを依頼し、立会時に同席をお願いしておくと後々の作業を円滑に進められます。

退去立会いの実施

立会い当日は、チェック表に沿って、入居者やハウスクリーニング会社と一緒に物件の状況を確認し、終了後には双方のサインを受領しておきましょう。
また、修復が必要な箇所については、その場でハウスクリーニング会社に修理代の見積りを依頼するとスムーズな流れになるでしょう。
修理代が敷金を超える場合には入居者へ差額を負担してもらう点を説明し、敷金の範囲で済む際に備えて差額を返還するための振込口座を確認してください。

精算

敷金の範囲で修繕できる場合には差額を返金し、不足分が発生するときは請求書を送付します。
納付期限は1か月程にして、入金を確認後にハウスクリーニング会社へ正式発注する方法が一般的です。

自主管理している物件に係る退去立会いのチェックポイント

退去立会いのときに修繕箇所を見逃してしまうと後々の問題に発展しかねないので、落ち着いてチェックするよう努めるほか、修繕範囲の判断が必要になります。

原状回復ガイドライン

国は、賃貸物件の退去に関して、原状回復に対する問題を未然に防止するとともに円滑に解決するため、ガイドラインを定めています。
入居者が負う原状回復義務の範囲は、賃借人の故意や過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使い方による損耗や毀損と示されている点に注意が必要です。
建物は経年劣化によって価値が下がるものであり、空き家でも壁や床の残存価値は減額します。
復旧とは、損耗や毀損した箇所を新品に戻す意味ではなく、入居者の過失により生じた瑕疵などに対し、残存価値相当まで戻すための費用を入居者が負担する考え方です。
たとえば、壁のクロスに1㎡以下のシミができた際には、その箇所以外のすべてのクロスを張替える費用まで入居者へ負担させるのは妥当な請求とは言えません。
破損個所を修復する際に入居者が負担する分は、修復できる最低限の範囲が妥当とみなされるでしょう。
入居者との間で、どこを修復し、どれだけ負担してもらうか調整するのが大切な作業になってきます。

チェック表と賃貸借契約書の写し

立会い前日までにチェック表が記載されているか事前に尋ねておくとともに、賃貸借契約書の写しを2枚用意し、立会いの際に活用しましょう。
チェック表の中で残留物にも触れておき、あとで見つけて捨てた際に支障が起きないよう対処しておくことをおすすめします。
また、契約書の写しの1枚は相手にも渡し、必要に応じてお互いに契約内容を確認するのも問題を発生させないために必要です。

持ち物

チェック表の記載などに筆記用具が必要になるので、書いた内容が消せないボールペンの使用をおすすめします。
また、問題が発生した箇所などを蛍光ペンでマークするとあとで分かりやすくなります。
このほか、室内では引っ越しによるホコリのため汚れるケースや、怪我をする恐れもあるのでスリッパがあると便利です。
修復が必要な場所の現状を記録するうえでカメラは欠かせないですし、押入れ内部など暗い箇所もあるので懐中電灯を持参しましょう。
なお、引っ越し後の郵便ポストは定期的に片付けるのが好ましいですが、遠方の物件などのため対処できないケースでは、養生テープでふさぐとチラシの投げ込みを防げます。

まとめ

退去立会いでは問題が発生しやすいため、とくに自主管理の物件では注意が必要です。
修復箇所に対する入居者との費用負担の調整などにはトラブルも起こりやすいため、チェック表と賃貸借契約書の写しを活用することをおすすめします。