賃貸管理は入居者管理アプリで効率化！導入するメリットなどを解説

不動産の賃貸経営をするオーナーで、物件の管理方法をお探しの方はいませんか。
デジタル化がすすむ現代でも、アナログな作業が多く残っている不動産業界において、スムーズな管理が期待できる画期的なサービスが入居者管理アプリです。
入居者との連絡や情報の周知に不便を感じているようなら、この記事を参考に検討してみてはいかがでしょうか。

賃貸管理の効率化をはかる入居者管理アプリとは

入居者管理アプリとは、スマートフォンを使って不動産の賃貸管理業務の効率化をはかるためのアプリケーションです。
アプリ上では、さまざまな情報交換や業務連絡、家賃滞納などの通知が確認できます。
入居者からの問い合わせもアプリで受け付けできるので、電話応対の必要がなく、時間に縛られることがありません。

アナログからの脱却

さまざまな業界でデジタル化がすすむなか、不動産業界ではいまだにアナログな作業が多く残っています。
入居者や管理会社、オーナー間での連絡は電話やFAXが主流の場合も多いです。
マンションやアパートの住人への連絡は、紙にプリントしたものを掲示板に貼り出したり、個別に書類を郵送したりします。
電話連絡では、相手によってはなかなかつながらなくて何度もかけなおす手間が必要です。
掲示板や郵便物は、相手が確実に見てくれたかどうかの確認ができません。
これらの問題点が、アプリ上で解決できるでしょう。
住人へのお知らせでは、1棟丸ごとか、フロア別、特定の個人などを選択して通知できます。
既読がわかる機能を搭載しているアプリでは、確認の有無がわかるので、連絡の周知がスムーズです。
不動産オーナーや管理会社は、電話連絡に時間を取られる必要もなく、何度も物件に足を運ぶ手間も省けるので、賃貸管理に余裕が生まれるでしょう。

入居者とのコミュニケーション

アプリ上では、LINEのようなチャット形式でのやり取りも可能です。
入居者のなかでもとくに若い方は、電話に苦手意識がある場合があります。
電話をかけても、取ってもらえなかったり不在着信を放置されたりするかもしれません。
しかし、アプリ上でのメッセージなら、スムーズなやり取りが期待できます。
入居者の方から問い合わせが入る場合でも、電話応対や折り返し連絡する時間を気にする必要がありません。
何度も情報交換する必要があるような場合でも、チャット形式でやり取りができるので、コミュニケーションが取りやすいです。
情報共有がスムーズだと、管理する側と入居者双方の安心感がアップするのではないでしょうか。
また、ちょっとした問い合わせにもすぐに対応する姿勢は、物件の評判や顧客満足度向上につながるでしょう。

賃貸管理で入居者管理アプリを導入するメリットとは

入居者管理アプリの導入には、不動産の賃貸管理の効率化が期待できるメリットがあります。
これまでは、管理物件の入居者への連絡方法は電話や紙媒体がメインでした。
電話連絡ひとつとっても、入居者の生活リズムや在宅時間はさまざまで、対応に手間や時間がかかる作業です。
アプリ導入で、管理業務の効率化を期待するオーナーも、多くいらっしゃるのではないでしょうか。
これまで負担になっていた作業や、さまざまな業務を簡略化できるでしょう。

緊急時の連絡がスムーズ

入居者からの緊急連絡にも速やかに対応できるメリットがあります。
一般的な電話連絡の場合には、連絡を受けてから事実関係の確認のために折り返し電話をかけたり、現地に出向いたりする必要があるかもしれません。
緊急連絡が入る状況とは、設備の不具合や入居者同士のトラブル、不審者情報などが考えられます。
たとえば、設備の不具合なら、アプリのメッセージで、入居者に写真や動画を添付してもらうと良いでしょう。
機器の型番や不具合の状況を一目で確認でき、適切な対応をすぐに指示できます。
修理業者を呼ぶ必要がある場合でも、スムーズな依頼が可能になり、対応漏れを防ぐメリットもあるでしょう。

連絡がつきやすい

契約更新や家賃の滞納などで連絡しなければならない場合にも、メリットがあります。
支払いの督促は、賃貸管理のなかでも重要な業務のひとつです。
くり返し連絡してもつながらない入居者もいるので、手間や時間がかかります。
管理会社や賃貸物件オーナーが抱える問題のひとつと言えます。
入居者管理アプリによって、このような労力の軽減が見込めるでしょう。
個別に入金を促すメッセージを送り、既読を確認できるだけでなく、クレジット決済やコンビニ払いに対応したアプリもあります。
入居者にとっても、電話に出るストレスが減り、スムーズに入金できるのはメリットと言えるのではないでしょうか。

コストダウンになる

これまでは、電話応対するためのスタッフの人件費や、用紙代、切手代などの負担がありました。
賃貸オーナーが管理する物件は1棟とは限らず、複数所有している場合もあります。
すべての入居者に郵便物を出すには、切手代ひとつとってもバカになりません。
お知らせなどを一斉に送信できるなら、そもそも印刷物の準備が不要です。
入居者管理アプリの導入によって、コストダウンが期待できるメリットがあるでしょう。

賃貸管理の入居者管理アプリで考えられる課題とは

入居者管理アプリにはさまざまなメリットがあるものの、いくつかある課題にも目を向けなければなりません。
管理業務の効率化がはかれ、便利になる一方で、入居者全員にアプリを取得してもらうための努力が必要です。
また、入居者だけでなく、管理業務をおこなう側にとっても安心して使えるものでなければなりません。

アプリの浸透

管理業務でアプリを活用するためには、入居者への積極的な周知が必要になるでしょう。
これから入居する方には、アプリのインストールを義務付けることもできますが、既存の入居者には配慮が必要です。
高齢者のなかには、スマートフォンの操作に苦手意識がある方もいらっしゃいます。
若い方でも、積極的にアプリをインストールしたくない、などの考えをお持ちの方がいらっしゃるかもしれません。
アプリの定着を目指すなら、操作性の良さや安全性の高さに着目すると良いでしょう。

費用負担

アプリ導入にかかる費用負担にも課題があります。
誰が費用を負担するのか、慎重に検討しなければなりません。
オーナーか管理会社が負担するのが良いという意見もあれば、設備のグレードアップ扱いなので入居者負担にすべきという意見もあります。
価格は、管理する戸数や機能によって大幅にかわるので、いくつかのアプリを比較してみてください。
月額の利用料や家賃収入を考慮して、費用負担する方を決めると良いでしょう。

セキュリティー対策

安全面には細心の注意をはらわなければなりません。
入居者管理アプリとは、いわば入居者の個人情報を管理するシステムです。
セキュリティー対策の強度によっては、大切な個人情報が漏洩するリスクがあります。
アプリ導入後も、管理業務をおこなう現場では、引き続き安全に配慮する高い意識が必要です。
万が一、大切な個人情報が漏洩するようなことがあれば、入居者のみならずオーナーにも大きな損害が生じます。
検討する際には、セキュリティー対策に不足がないか必ず確認してください。

まとめ

入居者管理アプリでは、賃貸管理業務の効率化やコスト削減が期待できます。
メリットはオーナーのみならず入居者にもあり、満足度向上につながるでしょう。
ただし、アプリの浸透やセキュリティー対策への課題も知っておく必要があります。
お気軽にご相談ください！